プレスキットの作り方｜取材に渡す資料と写真の確認表

営業資料は購入を検討する人へ商品の利点を説明します。一方、プレスキットでは、取材する人が事実を確かめ、必要な写真やコメントを依頼できることが大切です。発表文だけで商品名が分かっても、発売日、対象商品、写真の使用可否、担当者の連絡先が別々の場所にあれば、追加の確認が必要になります。

対象は記者発表会に来る人だけではありません。メールで取材を受ける場合も、会社の基本情報と今回の発表に関する資料をまとめて渡せます。常設する企業情報と、発表のたびに変わる商品情報は別に管理すると、古い価格や終了したキャンペーンを誤って渡すのを防ぎやすくなります。

基本情報には、正式な会社名、所在地、事業内容、代表者名、公式サイトを入れます。発表に関する情報は、発売日や提供場所などの確定事項、商品仕様、発表の背景、取材できる担当者を分けて載せます。まだ決まっていない条件は空欄を隠すより「確認中」とし、回答できる人を記録します。

写真には商品そのもの、使用している場面、説明できる人の写真など、発表に必要なものを選びます。画像ごとに内容、撮影者または権利確認先、利用できる媒体と期間、加工やクレジットの条件を添えます。提供前に、写真に写る人や場所の許可も確認してください。素材があることと、どの用途でも使用できることは同じではありません。

次は架空の食品メーカーが焼き菓子を発表する場合の記入例です。実在する会社の商品、取材実績、須平さんの案件ではありません。資料を増やす前に、今回の発表で使うものと確認者を一行ずつ決めます。

会社概要や公開済みのロゴは、公式サイトで案内しやすい資料です。一方、未発表商品の写真、試作中の数値、取材相手にだけ見せる工程などは、閲覧できる人と公開時期を決めて個別に渡します。公開用フォルダと限定資料を同じ共有リンクに入れないでください。

ダウンロードできる素材には、ファイル名だけでなく内容が分かる説明を付けます。写真の縮小や切り抜き、広告への転用など、想定する用途が違う場合は個別確認の窓口へ案内します。公開ページに「使用自由」と一括で書く前に、実際の許諾範囲を権利確認の担当者と照合します。

価格、担当者、商品仕様、販売場所は発表後に変わることがあります。資料の作成日と最終確認日、更新担当を台帳に残し、変更した箇所を確かめてからファイルを差し替えます。以前の資料を渡した相手に訂正が必要な場合は、どの記載をどう直したかを伝えてください。

全部を毎回作り直す必要はありません。会社概要とロゴは共通の版を管理し、今回の発表に固有の事実シートと写真を追加します。取材で繰り返し聞かれた質問は次の版へ反映し、回答を広報だけで確定できない内容は所管部署へ戻します。