プレスリリースをメールで送る例文｜件名・本文・送付前の確認

まず、その媒体が最近どのような読者に、どの形式で商品や事業の話を届けているかを見ます。商品を紹介する欄があっても、一般家庭向けの商品しか扱わない媒体に業務用容器の情報を送っても、記事にしづらいでしょう。過去の記事から扱うテーマを確認し、公開されている情報提供窓口と送付方法を調べます。

編集部が「企画の持ち込み不可」などの案内を出している場合は、その条件に従います。担当者の個人連絡先を推測して送る必要はありません。送付先を探す手順は別記事で扱い、ここでは送り先が決まった後のメールに絞ります。

件名だけで発表の中身が分かるようにします。架空の例なら「【新商品・取材可】飲食店向け、洗いやすい保存容器を11月発売｜商品実演と開発担当の取材に対応」のように、対象、事実、取材できることを並べます。「話題沸騰」「必見」など、裏付けのない評価語は避けます。

件名を見た時点で記者がすべて判断できるわけではありません。本文の最初にも発売日、特徴、誰の困りごとに関係するかを置き、件名で示した内容を確認できるようにします。

次は架空の業務用保存容器についての例文です。発売日、仕様、実演の可否、素材の公開範囲は、実際の案件で確認した内容に置き換えてください。媒体向けの一文は、相手の記事を読んでから書きます。

送信した日時、宛先、切り口、返事、追加で求められた資料を残します。返事がなかった理由は、送信記録だけでは分かりません。同じ文面を短期間に繰り返す前に、テーマと媒体が合っているか、発表日までに取材する時間があるかを見直します。

取材に進んだら、撮影できる工程、説明する人、提供できる画像、公開前確認の扱いを社内で揃えます。相手から問い合わせが来たときにすぐ答えられる準備も、送付メールの仕事の一部です。