広報の年間計画の立て方｜準備期限と担当者まで決めるカレンダーの記入例

広報の年間計画は、会社が1年間に何を、いつ、誰に向けて伝えるかを決める予定表です。その準備をいつ誰が進めるかまで書いておきます。発表日だけを並べた表では、資料作成や取材準備が直前に集中し、社内の承認待ちで発表が遅れることがあります。準備に必要な期間と担当者を同じ表に書いておけば、他部署に協力を頼む時期も前もって伝えられます。

広報支援サービスのネタもとは、情報を準備する予定と発信する予定を並べ、経営者と計画を振り返る進め方を紹介しています。この記事の計画表にも、準備、発信、振り返りの予定を入れます。

表を作る前に、広報の目的と今年の優先課題を経営層と確認します。たとえば「新製品を取引先の飲食店に知ってもらう」「採用の応募者に事業内容を理解してもらう」のように、誰に何を伝えたいかを書いておきましょう。目的が決まると、複数の発信予定が重なったときにも優先順位を付けやすくなります。

計画の期間は年度の初めから始める必要はありません。年度の途中で担当になった場合は、作成した月から向こう12か月を対象にします。そうすると、直近の発表と、来年の同じ時期に必要な準備を一つの表で見渡せます。

年間計画の材料は、広報担当者が一人で考えるより、各部署がすでに持っている予定から集めるほうが確実です。新製品の発売、展示会への出展、採用活動の開始、創業の周年、拠点の開設などは、日程が先に決まっています。社外に伝える理由もはっきりしているため、計画の柱にしやすい材料です。

AdverTimes.の矢嶋聡氏による解説では、計画を立てる前に経営や事業の情報を把握し、社外からの見え方を確かめることが勧められています。自社の予定と合わせて、取引先から寄せられる質問や報道の内容にも目を通しておくと、今どの情報を伝えるべきかを考えやすくなります。

季節の記念日や世の中のイベントを使えるのは、自社の製品や事業と関係がある場合です。業務用調理器具のメーカーであれば、取引先の飲食店が集まる業界の展示会は関係がはっきりしています。一方で、関係の薄い記念日に合わせて話題を作ると、記者や読者にその時期に伝える理由を説明しにくくなります。

集めた予定は三つに分けて記録します。日程が確定しているもの、時期は決まっているが日付が未定のもの、延期や中止の可能性があるものです。未確定の予定にも準備の作業を書いておけば、日付が確定した時点で締め切りを入れるだけで済み、決まってから準備を始める事態を避けられます。

各部署に予定を聞くときは、次のような質問を送ると回答をもらいやすくなります。

集めた予定を12か月の表にいきなり並べると、細かな作業ばかりに目が向きます。その結果、その年に何を優先するのかが見えにくくなります。そこで先に四半期ごとに、発信の目的、中心となる出来事、必要な準備、担当者を決めておきます。そうすれば、月ごとの計画を立てるときに迷った作業を、どの四半期の目的に役立つかで判断できます。

ここからは架空の業務用調理器具メーカーA社を例に説明します。A社は4月始まりの会計年度で、広報は総務部の担当者1人が兼務しています。今年度は10月に省スペース型の業務用フライヤーを発売する予定があり、翌年度には創業30周年を迎えます。

次の表では、第4四半期の1月に新しい発表を入れていません。予定のない月を記念日の話題で埋めるより、その時間を取材対応や次年度の計画づくりに回すほうが、兼務の担当者にとって無理のない計画になります。

四半期の見通しができたら、主要な発表ごとに発表日から逆算し、各月に終える作業を決めます。準備にかかる期間は会社ごとに違い、社内承認の段数、技術や法務の確認の有無、写真撮影の要否などで変わります。業界で決まった日数があるわけではありません。前回の発表で実際にかかった期間を基準にするのが現実的です。

A社の新製品では、10月の発売日を起点に作業を割り振ります。8月に材料を集め、9月に初稿を作って承認を得ます。10月に発信し、11月に結果を振り返ります。

計画表ができたら、担当者が実際に使える時間と予算に収まるかを見直します。兼務の広報担当者は本来の業務と並行して作業するため、すべての月に発表を入れると、どこかで準備が追いつかなくなります。主要な発表を先に確保し、それ以外の発信は時間に余裕がある月に回すと、計画全体が崩れにくくなります。

年間計画は作った時点の見通しにすぎないため、毎月の打ち合わせで実績と比べて書き換えます。打ち合わせでは、その月に予定していた作業と実際に終えた作業を並べます。終わらなかった作業には、着手できなかった理由を書きます。「材料が届かなかった」「承認者が不在だった」のように理由が具体的に残っていれば、次の発表で同じ遅れを防ぐ方法を考えられます。

予定どおりに進んでいない作業は、期限と目的を確かめて対応を決めます。発表日や取引先との約束を動かせない場合は、他の作業の延期や応援の依頼を検討し、期日までに終える方法を決めます。期限を変更できる作業を翌月へ移す場合も、担当者の作業時間に収まるかを確認してください。発表の目的がなくなった作業は、中止や内容の変更を検討します。

打ち合わせの記録は、経営層に広報活動を説明する資料にもなります。月ごとに残すのは、発信した内容、記者や取引先からの反応、計画を変えた理由です。短くまとめておけば、年度末にまとめて振り返る手間が減ります。次年度の予算や人員を相談するときにも、記録を説明の材料として示せます。